Addetto interno o servizio di vigilanza esterno? Costi

«Ma non conviene assumere direttamente una persona?» È la domanda che arriva in almeno un sopralluogo su tre, e merita una risposta seria invece della risposta di comodo. In alcuni casi conviene davvero. In molti altri il conto, fatto per intero, dice il contrario — e la differenza non sta nella tariffa oraria, sta in tre voci che quasi nessuno mette nel confronto.

Qui c’è il paragone completo fra un addetto assunto in proprio e un servizio di presidio esterno: costo reale, copertura delle ore, cosa succede quando la persona manca, e i tre scenari in cui ciascuna delle due strade è la scelta giusta.

Il confronto che quasi tutti fanno (ed è sbagliato)

Il ragionamento tipico è questo: «Un servizio esterno mi costa 16-18 euro l’ora; un dipendente lo pago 1.500 euro al mese, che su 170 ore fanno meno di 9 euro l’ora. Costa la metà.»

Il numero da confrontare, però, non è lo stipendio netto e nemmeno la retribuzione lorda: è il costo aziendale, cioè quanto esce dall’azienda per avere quella persona in quel posto. Fra retribuzione lorda, contributi, accantonamento del trattamento di fine rapporto, tredicesima ed eventuale quattordicesima, il costo aziendale di un addetto si colloca tipicamente intorno a 1,45-1,60 volte la retribuzione lorda. E le ore effettivamente coperte non sono quelle contrattuali.

Il conto per intero

Le tre voci che ribaltano il conto

1. Le ore che non ci sono

Un dipendente a tempo pieno non copre 365 giorni. Fra ferie, festività, permessi e malattia, la copertura reale di una singola persona si aggira sui 220-225 giorni l’anno. Se il posto va coperto tutti i giorni feriali, servono di fatto una persona e mezza; se va coperto sette giorni su sette, servono due persone e mezza. È qui che il conto “9 euro l’ora” si dissolve: quelle ore vanno moltiplicate per il numero di persone necessarie a non lasciare mai il posto vuoto.

2. Il giorno in cui la persona non c’è

Con un addetto interno, l’assenza improvvisa è un problema dell’azienda: qualcuno deve trovare un sostituto entro poche ore, oppure il presidio salta. Con un servizio esterno la sostituzione è una procedura contrattuale — a condizione che sia scritta nel contratto, e va verificato prima di firmare. È la voce che nel confronto sulla carta pesa zero e nella realtà pesa più di tutte.

3. Il tempo del management

Una persona in organico va gestita: turni, ferie, sostituzioni, colloqui, formazione, valutazioni, eventuali contenziosi. Sono ore di un responsabile o dell’ufficio del personale che nessuno conta nel confronto, ma che esistono. Su un solo addetto sono decine di ore l’anno; su tre diventano un lavoro a sé.

Quando conviene davvero l’addetto interno

Ci sono tre situazioni in cui l’assunzione diretta è la scelta giusta, e le diciamo apertamente.

• Quando la funzione è prevalentemente di accoglienza e amministrazione. Se la persona all’ingresso deve soprattutto ricevere clienti, gestire il centralino, smistare la posta e occuparsi di piccole attività d’ufficio, la sicurezza è una parte marginale del ruolo: è una figura di front office, e ha senso averla in casa.
• Quando servono molte ore continuative in una sola sede. Su un fabbisogno pieno, stabile e diurno, con un solo sito e nessuna esigenza notturna, il divario si assottiglia — a patto di aver messo in conto le persone necessarie a coprire ferie e assenze.
• Quando il ruolo richiede conoscenza profonda di processi interni riservati. In alcune realtà la persona all’ingresso conosce fornitori, procedure e dinamiche che l’azienda preferisce tenere dentro.

Quando conviene il servizio esterno

• Quando servono notti, festivi o fasce spezzate. Coprire una notte con personale proprio significa organizzare turni, riposi compensativi e sostituzioni per una sola posizione: è la configurazione in cui l’esterno vince quasi sempre. Il quadro è nella pagina sulla vigilanza notturna in Lombardia.
• Quando il fabbisogno è variabile. Stagionalità, picchi, cantieri, aperture straordinarie: un contratto di servizio si adatta, un contratto di lavoro no.
• Quando le sedi sono più di una. Con tre siti da coprire, la gestione interna dei turni diventa un mestiere; l’esterno la assorbe e mantiene procedure uguali ovunque, come descritto per le aziende con più sedi in Lombardia.
• Quando serve una funzione di sicurezza vera. Gestione degli accessi, giri di controllo, reazione a un allarme, intervento su una situazione di tensione: sono attività che richiedono formazione specifica e procedure, non buona volontà.
• Quando il rischio richiede un profilo armato. È una configurazione che l’azienda non organizza in proprio: si acquista come servizio, e si valuta solo dove il rischio è concreto. Il confronto fra i profili è nella pagina su vigilanza armata e non armata.

La terza strada che quasi nessuno considera

Nella pratica la configurazione più efficiente, per le aziende di media dimensione, non è né l’una né l’altra: è tenere in casa la funzione di accoglienza e affidare all’esterno la funzione di sicurezza.

Concretamente: la reception con personale proprio negli orari d’ufficio, dove serve conoscere l’azienda e accogliere i clienti; un servizio esterno per la copertura serale, notturna e festiva, per le ronde e per l’intervento su allarme. Si paga la competenza dove serve e la continuità dove serve, senza duplicare nessuna delle due. È la soluzione che proponiamo più spesso, e non è quella che ci fa vendere più ore.

Un errore da evitare in entrambi i casi

Assumere una persona “per la sicurezza” e poi usarla per tutt’altro — magazzino, consegne, piccole manutenzioni — è il modo più rapido per non avere né l’una né l’altra cosa. Se il presidio è una funzione, va definita: chi lo fa deve avere quel compito, con procedure scritte e una documentazione di quello che accade nel turno. Vale identico per un addetto interno e per un servizio esterno.

Prima di decidere quale delle due strade prendere, conviene sapere quante ore servono davvero e in quali fasce. Se non è chiaro, si parte da lì: è il percorso descritto in come funziona un audit di sicurezza aziendale, e spesso ridimensiona il fabbisogno prima ancora di parlare di costi. Il riferimento sulle tariffe è nella guida a quanto costa un vigilante privato.

Domande frequenti

Conviene assumere un addetto o affidarsi a un servizio di vigilanza esterno?

Dipende dalle ore e dalle fasce. L’addetto interno ha senso quando la funzione è prevalentemente di accoglienza, il fabbisogno è diurno, stabile e su una sola sede. Il servizio esterno conviene quando servono notti, festivi, fasce spezzate o più sedi, e quando serve una funzione di sicurezza vera con procedure e reportistica. Molte aziende scelgono la combinazione: reception interna di giorno, servizio esterno per sere, notti e festivi.

Quanto costa realmente un addetto assunto direttamente?

Il riferimento non è lo stipendio netto ma il costo aziendale, che fra contributi, trattamento di fine rapporto e mensilità aggiuntive si colloca tipicamente intorno a 1,45-1,60 volte la retribuzione lorda. Vanno poi aggiunte le ore non coperte: fra ferie, festività, permessi e malattia una persona copre circa 220-225 giorni l’anno, quindi per presidiare un posto tutti i giorni feriali serve più di una persona.

Chi copre il posto quando l’addetto è assente?

Con un dipendente interno la sostituzione è un problema dell’azienda, da risolvere con straordinari o accettando che il presidio salti. Con un servizio esterno la sostituzione è una procedura prevista dal contratto: è una delle voci da verificare prima di firmare, perché se non è scritta non esiste.

Si può passare da una gestione interna a un servizio esterno?

Sì, ed è un passaggio frequente quando cambiano gli orari o si aggiungono sedi. Conviene farlo con un affiancamento iniziale, la consegna documentata delle procedure in uso e un referente unico per parte. Il sopralluogo si organizza in genere entro 24/48 ore e l’attivazione richiede tipicamente 24-72 ore, ma su situazioni con personale già in servizio i tempi si definiscono insieme.

A cura di Giuseppe Nesca · Reparto Commerciale, Vigil Pro Security