Security a un evento privato: quando serve e quanti addetti

La domanda arriva sempre nella stessa forma: «È una festa privata, mica un concerto: devo davvero prendere qualcuno per la sicurezza?». La risposta breve è che non esiste una soglia unica scritta da qualche parte che dica “sopra X persone è obbligatorio”. Esistono invece tre binari diversi che si intrecciano, e capire quale dei tre si applica al proprio evento è tutto ciò che serve per decidere.

I tre binari sono: la licenza di pubblico spettacolo e la commissione che la valuta, le linee guida ministeriali su safety e security nate dopo i fatti di piazza San Carlo, e la responsabilità civile dell’organizzatore, che esiste comunque, anche quando nessun ente ti ha chiesto niente.

Primo binario: quando l’evento smette di essere “privato”

La distinzione che conta per le autorità non è tra evento gratuito e a pagamento, e nemmeno tra invitati e pubblico generico. È tra evento in luogo privato con invitati identificabili ed evento aperto a un pubblico indistinto, o che si svolge in area pubblica o aperta al pubblico.

Una cena aziendale in una sala presa in affitto, con 120 invitati nominali, resta un evento privato. La stessa cena che diventa “serata con ingresso libero fino a esaurimento posti” cambia natura: rientra nel pubblico spettacolo, richiede SCIA o licenza a seconda dei casi, e sopra le 200 persone o oltre certe soglie di superficie entra in gioco la commissione comunale di vigilanza sui locali di pubblico spettacolo, che valuta capienza, vie di esodo e impianti e può prescrivere il servizio di sicurezza come condizione.

Il punto pratico: nella maggior parte dei casi in Lombardia non è l’organizzatore a decidere se serve la security, è la commissione o l’ufficio comunale a scriverlo nelle prescrizioni. Chi arriva impreparato a quel passaggio perde settimane.

Secondo binario: le linee guida e il numero di addetti

Dopo il 2017 il quadro operativo è definito dalla circolare del Capo della Polizia del 7 giugno 2017 (nota come circolare Gabrielli) e dalla successiva direttiva del Ministero dell’Interno del 18 luglio 2018, che ha introdotto il principio di proporzionalità: le misure si dimensionano sul rischio reale dell’evento, non su una tabella rigida.

Il riferimento numerico più citato riguarda gli operatori addetti all’assistenza all’esodo, all’instradamento e al monitoraggio: non meno di una unità ogni 250 persone presenti. È un minimo, non un obiettivo. Nella pratica di chi organizza si usano dimensionamenti più fitti, perché quel rapporto copre la funzione di esodo, non tutte le altre.

Attenzione a una distinzione che genera confusione: la safety (esodo, antincendio, soccorso sanitario) e la security (filtro all’ingresso, controllo dell’area, gestione delle criticità) sono funzioni diverse, spesso richieste insieme ma non intercambiabili. Un piano che le tratta come la stessa cosa viene bocciato.

Terzo binario: chi risponde se succede qualcosa

Questo è il binario che riguarda anche gli eventi che non richiedono alcuna autorizzazione. L’organizzatore di una manifestazione risponde dei danni causati dalle attività che ha messo in piedi, secondo i principi generali della responsabilità civile — in particolare l’articolo 2050 del codice civile sulle attività pericolose e l’articolo 2051 sulla custodia delle cose.

Tradotto in pratica: se in una festa privata con 300 persone si crea una calca all’uscita e qualcuno si fa male, la domanda che verrà posta non è “avevi l’obbligo?”, è “cosa avevi predisposto?”. Avere un servizio dimensionato, un piano di esodo condiviso e qualcuno che ha gestito i varchi sposta completamente la posizione dell’organizzatore, e sposta anche il comportamento dell’assicurazione.

Vale la pena verificare un punto prima dell’evento: molte polizze RC per manifestazioni contengono condizioni che presuppongono la presenza di un servizio di sicurezza sopra una certa affluenza. È una clausola che quasi nessuno legge prima e molti scoprono dopo.

Cosa fa concretamente il servizio a un evento

Le funzioni che si acquistano sono quattro, e conviene chiederle esplicitamente nel preventivo:

• Filtro all’ingresso: verifica lista o titolo di accesso, gestione della fila, controllo che non entrino oggetti non ammessi.
• Presidio dell’area: backstage, zone tecniche, aree riservate, magazzino bevande — cioè i posti da cui sparisce roba durante gli eventi.
• Gestione delle criticità: la persona molesta, il gruppo che alza i toni, l’invitato che non vuole uscire a fine serata. Si gestiscono per de-escalation, e quando serve si chiamano le forze dell’ordine.
• Copertura delle notti di allestimento: la fase in cui l’area è piena di materiale e vuota di persone, e in cui avviene la maggior parte dei furti su evento.

Un chiarimento che evita richieste impossibili: gli operatori non hanno poteri di polizia. Non perquisiscono, non sequestrano, non identificano coattivamente. Verificano il titolo di accesso, negano l’ingresso, chiedono di allontanarsi e chiamano chi ha i poteri quando la situazione lo richiede.

Costi indicativi in Lombardia

Un evento privato serale da 300 invitati con tre operatori per sei ore sta intorno ai 350-420 €, maggiorazioni comprese. È meno di quanto costa il servizio catering di una decina di coperti, ed è la voce che tutti tagliano per prima.

Le tre cose da fare prima

Verifica la natura dell’evento con il Comune almeno tre settimane prima: sapere se serve SCIA, licenza o nulla cambia tutto il resto. Fissa il numero di presenze massime e trattalo come un vincolo, non come una stima ottimistica: il dimensionamento del servizio e le vie di esodo si calcolano su quello. Decidi chi comanda la sera dell’evento: deve esserci una sola persona che prende le decisioni e a cui il responsabile del servizio si rivolge.

Per le configurazioni tipiche, i tempi di attivazione e i servizi disponibili in regione, il riferimento è la pagina vigilanza per eventi in Lombardia. Per le manifestazioni sportive, che hanno regole proprie su capienza e steward, vedi vigilanza eventi sportivi. Se l’evento è in città, i servizi attivi sono elencati in vigilanza privata a Milano e per il dettaglio delle tariffe orarie resta valida la guida ai costi.

Domande frequenti

Sopra quante persone è obbligatorio il servizio di sicurezza a un evento?

Non esiste una soglia unica valida per tutti gli eventi. Per le manifestazioni aperte al pubblico il riferimento operativo è la direttiva del Ministero dell’Interno del 18 luglio 2018, che indica un minimo di una unità ogni 250 persone presenti per le funzioni di assistenza all’esodo e monitoraggio. Sopra le 200 persone entra spesso in gioco la commissione comunale di vigilanza, che può prescrivere il servizio come condizione per l’autorizzazione.

Un evento privato con invitati ha bisogno della security?

Formalmente spesso no, se si svolge in luogo privato con invitati identificabili. Resta però la responsabilità civile dell’organizzatore per quello che accade durante la manifestazione. Sopra le 150-200 presenze, e ogni volta che c’è somministrazione o musica fino a tarda ora, un presidio agli ingressi è la misura minima ragionevole, ed è spesso presupposta dalle polizze RC per manifestazioni.

Quanto costa la sicurezza per un evento in Lombardia?

Un operatore costa da 16,00 €/h con un minimo indicativo di 4 ore, con maggiorazione del 25% dopo le 22:00 e del 30% nei festivi. Un evento serale da 300 invitati con tre operatori per sei ore si attesta intorno ai 350-420 €. Il presidio di una notte di allestimento, 8 ore su area delimitata, costa 150-220 €.

Gli addetti possono perquisire gli ospiti o sequestrare oggetti?

No. Gli operatori non hanno poteri di polizia: verificano il titolo di accesso, possono negare l’ingresso, chiedere di allontanarsi e gestire le situazioni per de-escalation. Non perquisiscono le persone e non sequestrano nulla. Quando la situazione lo richiede intervengono le forze dell’ordine, che l’organizzazione deve poter chiamare senza esitazioni.

A cura di Giuseppe Nesca · Reparto Commerciale, Vigil Pro Security