Chiedere un preventivo per il controllo accessi sembra semplice: si telefona, si dice “mi serve una persona all’ingresso”, si aspetta un numero. Poi arrivano due offerte con una differenza del 40% e nessuno capisce perché. Il motivo, quasi sempre, è che le due offerte non stanno rispondendo alla stessa domanda: una prevede il presidio di un ingresso in fascia diurna, l’altra include la gestione dei mezzi, l’apertura serale e il registro visitatori. Ecco come impostare la richiesta per ottenere numeri comparabili — e cosa guardare prima del prezzo.
Le sei informazioni che rendono un preventivo affidabile
Quanti accessi e dove. Un ingresso pedonale non è un ingresso carraio, e due varchi su lati opposti dell’edificio non si presidiano con una persona sola. È il dato che pesa di più sul conto.
Quali orari e quali giorni. Le fasce notturne e festive hanno maggiorazioni contrattuali, quindi otto ore diurne e otto ore notturne non costano uguale. Serve la finestra precisa, non “di giorno”.
Quanto passaggio c’è nelle ore di punta. Venti persone all’ora e duecento sono due lavori diversi. Nel secondo caso il filtro serio richiede procedure e, spesso, supporto tecnologico.
Che tipo di utenza. Dipendenti che si conoscono, fornitori ricorrenti, visitatori occasionali, autisti con documenti di trasporto: ognuno richiede una gestione diversa e tempi diversi per persona.
Cosa deve fare l’addetto oltre al filtro. Ritiro pacchi, gestione chiavi, registro visitatori, apertura e chiusura, giri di controllo, centralino. Sono le attività che gonfiano il tempo reale e che spesso non vengono dette in fase di richiesta.
Cosa c’è già installato. Tornelli, lettori di badge, varchi automatizzati, telecamere. Un impianto esistente cambia il numero di persone necessarie, e in certi casi lo dimezza.
Cosa deve contenere l’offerta per essere confrontabile
Un preventivo serio non è una cifra: è un documento con quattro elementi. Il monte ore, dettagliato per fascia oraria e giorno. Le mansioni, elencate una per una — cosa fa l’addetto e cosa non fa. La gestione delle assenze, cioè come vengono coperte ferie e malattie senza buchi di servizio. E la documentazione prodotta: registro accessi, report, modalità di consegna al cliente.
Se manca uno di questi elementi, il confronto con un’altra offerta non è possibile: si stanno paragonando due numeri che misurano cose diverse. Vale la pena chiederli tutti anche quando l’importo sembra buono, perché è esattamente lì che si nascondono le differenze che emergono al terzo mese.
Quanto costa, in pratica
La base è oraria: si parte da 16,00 €/h nelle fasce diurne e da 18,00 €/h in quelle notturne e festive, per effetto delle maggiorazioni previste dal CCNL Vigilanza Privata. Il resto è aritmetica sul monte ore.
| Copertura | Costo indicativo | Contesto tipico |
|---|---|---|
| 4 h al giorno, lun-ven | circa 1.400 €/mese | presidio delle sole fasce di punta |
| 8 h al giorno, lun-ven | circa 2.800 €/mese | portineria aziendale, orario d’ufficio |
| 12 h al giorno, tutti i giorni | circa 6.200 €/mese | sedi con turni e accessi continui |
| Solo apertura e chiusura accessi | da 16,00 €/h | capannoni e sedi con orari fissi |
Gli importi sono indicativi e si definiscono sul sopralluogo: incidono il numero di varchi, il volume di passaggio, le attività accessorie e il monte ore totale, che fa scendere la tariffa oraria. Per il confronto con le altre voci di spesa puoi partire dalla guida su quanto costa un vigilante privato, mentre gli aspetti organizzativi e di trattamento dei dati sono nella pagina sul controllo accessi e GDPR.
Persone, tecnologia o entrambe
La domanda torna in ogni trattativa: se metto i tornelli, mi serve ancora qualcuno? Dipende da cosa deve succedere all’ingresso. Un sistema automatizzato gestisce benissimo il flusso noto: dipendenti con badge, entrate e uscite ricorrenti, registrazione automatica degli orari. Non gestisce l’imprevisto — il visitatore senza appuntamento, il fornitore che deve consegnare in un’area riservata, il badge dimenticato, la persona che prova a passare al seguito di un’altra.
La combinazione che funziona nella maggior parte delle aziende è netta: tecnologia sul flusso prevedibile, persona sulle eccezioni e sulle fasce critiche. Spesso significa ridurre le ore di presidio invece di eliminarle, concentrandole su apertura, chiusura e ore di punta. Il servizio completo, con l’impostazione organizzativa, è descritto nella pagina del controllo accessi.
Da chiedere prima di firmare
Come vengono coperte le assenze. Ferie e malattie esistono: la domanda è se il fornitore ha una struttura per sostituire o se il servizio salta. È la differenza più concreta fra un’organizzazione e un singolo operatore.
Chi è il referente unico. Un solo interlocutore che conosce il sito vale più di un numero verde. Va chiesto il nome, non l’esistenza del ruolo.
Che coperture assicurative ci sono. Vigil Pro applica il CCNL Vigilanza Privata e lavora con polizza RCT/RCO da 2 milioni di euro: sono elementi che non si notano finché non serve, e che quando serve contano più del prezzo orario. Il servizio si organizza dalla vigilanza privata a Milano a tutta la Lombardia, con la stessa struttura anche su più sedi.
Vuoi un preventivo che si possa confrontare davvero?
Facciamo il sopralluogo, contiamo i varchi e le ore che servono davvero e mettiamo per iscritto mansioni, coperture e costi. Chiama 02 8219 7131: rispondiamo anche fuori orario d’ufficio.
Domande frequenti
Quanto costa un servizio di controllo accessi?
La tariffa oraria parte da 16,00 €/h nelle fasce diurne e da 18,00 €/h in quelle notturne e festive. Un presidio di 8 ore al giorno dal lunedì al venerdì si aggira quindi sui 2.800 € al mese, mentre una copertura di 4 ore sulle fasce di punta costa intorno ai 1.400 €. La tariffa oraria scende all’aumentare del monte ore complessivo.
Quali informazioni servono per ricevere un preventivo preciso?
Numero e posizione degli accessi da presidiare, orari e giorni di copertura, volume di passaggio nelle ore di punta, tipo di utenza (dipendenti, fornitori, visitatori, mezzi), attività richieste oltre al filtro e presenza di eventuali sistemi già installati. Con questi dati il preventivo è realistico; senza, è un numero buttato lì che poi cambia.
Il preventivo comprende anche i sistemi tecnologici?
Sono due voci distinte e vanno tenute separate: il servizio di presidio si conta a ore, i sistemi — tornelli, lettori di badge, varchi automatizzati — sono una fornitura a sé. Chiedere una fattura unica rende impossibile confrontare le offerte e complica il trattamento contabile della spesa. Meglio due righe chiare fin dall’inizio.
Quanto tempo serve per attivare il servizio?
Dopo il sopralluogo, che si organizza tipicamente entro 24-48 ore dalla richiesta, l’attivazione richiede in genere pochi giorni lavorativi: il tempo di assegnare l’operatore, definire le consegne per iscritto e fare l’affiancamento sul posto. Nelle situazioni urgenti si può partire prima, con una fase iniziale più essenziale.
A cura di Giuseppe Nesca · Reparto Commerciale, Vigil Pro Security